Compte tenu de la dépendance d’un prêteur envers les flux de rentrées liés à un bien réel utilisé comme sûreté dans une opération de financement hypothécaire commercial, les baux qui existent pour le bien d’un emprunteur constituent son actif le plus important après la valeur du terrain hypothéqué. Comme ces baux sont un élément clé de la sûreté acceptée par le prêteur pour le financement, le prêteur doit bien estimer leur valeur lorsqu’il évalue les risques liés à l’opération de financement.
L’attestation pour préclusion, aussi appelée attestation du locataire ou déclaration de statut, constitue pour le prêteur une vérification indépendante des conditions et de l’état d’un bail particulier du point de vue du locataire, ce qui augmente l’information divulguée par l’emprunteur au prêteur. Bien qu’il ne soit pas impossible de les contester, ces documents peuvent empêcher un locataire de présenter une réclamation future qui contredit l’attestation relativement à la situation avant la date de l’attestation.
La solidité du bail de l’emprunteur influence la décision d’accorder le financement, et une attestation pour préclusion peut aider à évaluer la valeur du bail en donnant au prêteur un aperçu du bail et en confirmant ses conditions, les parties en cause et les obligations en vigueur à ce moment. L'information fournie par l'emprunteur est ainsi plus détaillée, indiquant ce dont l’emprunteur propriétaire est responsable, comme les « travaux du propriétaire » et les versements au locataire sous forme d’allocation pour améliorations locatives. Cette information peut être utilisée par le prêteur en vue d’évaluer les risques et elle donne une indication des réalités opérationnelles de la relation entre le propriétaire et le locataire qu’on ne peut normalement pas connaître en examinant la documentation du bail et le registre des loyers. Le prêteur peut ainsi mieux comprendre les flux de rentrées qu’il peut s’attendre à recevoir s’il doit avoir recours à la sûreté.
Les attestions pour préclusion informent aussi le prêteur sur les manquements du propriétaire ou du locataire, sur les options de prolongation ou d’agrandissement exercées et sur le niveau de coopération entre les parties. Elles permettent également au locataire de donner son avis sur la capacité et la volonté du propriétaire de remplir ses obligations.
Sous réserve des restrictions énoncées dans un bail particulier, l’attestation pour préclusion contient habituellement une confirmation de ce qui suit :
- la validité du bail, qui n’a pas été modifié et qui est en vigueur et en règle;
- l’acceptation et la prise de possession des lieux par le locataire;
- les dates de début et de fin du bail et les droits de renouvellement éventuels du locataire;
- la sous-location de la totalité ou d’une partie des lieux;
- le loyer de base pour la durée du bail, le loyer éventuellement prépayé ou les dépôts de sécurité versés ainsi que la date de paiement du loyer;
- les manquements, le cas échéant, aux termes du bail de la part du propriétaire ou du locataire qui existent toujours ou qui n’ont pas été réglés;
- les améliorations dont le propriétaire est responsable qui ont été réalisées ou encore la liste de ce qui reste à faire;
- les options d’agrandissement, de réduction, de renouvellement, de résiliation ou d’achat du locataire et si ces options ont été exercées;
- l’absence de conflit, de réclamation, de compensation, de défense ou de demande reconventionnelle de la part du propriétaire ou contre lui;
- l’absence d’allocation, de prime, de paiement incitatif, d’avantage ou de somme qui est ou deviendra payable au locataire aux termes du bail.
En général, le fait de disposer d’un certain nombre d’attestations pour préclusion exhaustives avant de conclure l’opération donne à un prêteur des renseignements détaillés sur les flux de rentrées de l’emprunteur et ses obligations locatives pour compléter et appuyer la sûreté hypothécaire.