La propagation de la COVID-19 et les mesures de distanciation sociale poussent de nombreux employeurs à instaurer rapidement le travail à distance complet ou presque complet dans leurs entreprises. En cette période mouvementée, la technologie s'avère bien sûr indispensable, et le moment est donc tout désigné pour les organisations de se pencher sur certains aspects de leurs contrats de technologie.
Le point de vue Gowling WLG
Que vous soyez à entreprendre votre transition vers la mise en place d'effectifs œuvrant à distance ou à développer vos outils pour ce faire, votre organisation disposera de son propre système unique de dispositifs fournis par l'entreprise, d'autre matériel, de logiciels, de solutions d'infonuagique et peut-être, de dispositifs fournis par les employés et les fournisseurs. Alors que vous élaborez votre configuration particulière, voici 5 considérations clés visant les contrats technologiques* pour vous aider à gérer vos différents fournisseurs de services en plus des obligations légales, réglementaires et de politiques d'entreprise de votre organisation.
1. Quelles exigences s'appliquent au partage d'information?
Il se peut que les lois sur la protection de la confidentialité et les autres lois connexes, les politiques d'entreprise, les normes de l'industrie, et vos obligations contractuelles actuelles envers des tiers vous imposent des restrictions sur la manière dont vous traitez l'information, ainsi que la manière dont vous pouvez la partager et avec qui vous pouvez le faire. Des restrictions additionnelles pourraient en outre s'appliquer si vos activités d'affaires sont réglementées ou si vous êtes une entité réglementée. Vos contrats technologiques ainsi que votre politique de travail à distance devront respecter ces exigences.
2. Quel type d'information sera partagée et qui en sera le titulaire?
Dans le cadre de votre nouvel arrangement, assurez-vous d'indiquer clairement quels renseignements personnels, information confidentielle ou de propriété intellectuelle sont partagés ou collectés, et qui en détiendra les droits pendant et après la durée de votre contrat de technologie
3. Quelles seront vos obligations en matière de système en tant qu'utilisateur de la technologie?
À titre d'exemple, les concédants de licences d'utilisation et les fournisseurs de services infonuagiques pourraient demander que vous répondiez à des exigences minimales de système (c'est-à-dire, du matériel et d'autres logiciels). Examinez si et comment vos nouvelles modalités de travail à distance répondront à ces exigences.
4. La technologie fonctionnera-t-elle quand vous en aurez besoin?
Les fournisseurs de services infonuagiques ont souvent des temps d'arrêt pour effectuer des opérations de maintenance programmées et en cas d'urgence. Demandez-vous si ces périodes sont compatibles avec vos heures de travail. Assurez-vous aussi que les dispositions de force majeure applicables n'incluent pas d'événements comme la situation actuelle de COVID-19.
5. La technologie répondra-t-elle aux besoins de vos employés?
Il pourrait y avoir des limites quant au nombre de licences, d'utilisateurs ou d'autres paramètres d'utilisation, ou encore des restrictions géographiques dans votre contrat de technologie. Demandez-vous si vos nouvelles modalités contractuelles répondent à vos besoins et si elles offrent suffisamment de souplesse et de visibilité en matière de prix pour que vous puissiez utiliser la technologie en fonction de ces besoins, tant dans l'immédiat que dans un avenir prévisible. Si vous avez déjà des ententes en vigueur, elles devront peut-être être modifiées pour accommoder les besoins de vos employés en télétravail.
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Les enjeux clés susmentionnés se limitent à ceux qui sont propres aux contrats de technologie de cette nature. Notre groupe en droit de la technologie se fera un plaisir de vous aider relativement à toutes les ententes commerciales nécessaires à la mise en œuvre ou à l'expansion de votre stratégie de travail à distance.