Nouveautés du côté de l’Autorité des marchés publics : à quoi les entreprises doivent-elles s’attendre?

Ce 2 juin 2023, l'Autorité des marchés publics (l'« AMP ») mettra en application des changements apportés quant à la validité de l'autorisation de contracter des entreprises qui s'engagent dans des contrats publics et des sous-contrats publics. Ces changements prennent effet avec l'entrée en vigueur de certaines dispositions de la Loi visant principalement à promouvoir l'achat québécois et responsable par les organismes publics, à renforcer le régime d'intégrité des entreprises et à accroître les pouvoirs de l'Autorité des marchés publics^[1], sanctionnée le 2 juin 2022. Cet article présente ces modifications ainsi que les conséquences possibles pour les entreprises visées par la Loi sur les contrats des organismes publics (« LCOP »)^[2].

Autorisation de contracter

L'AMP est une instance québécoise chargée de la surveillance des entreprises qui désirent conclure des contrats et des sous-contrats, ou participer à des appels d'offres avec des organismes publics identifiés à la LCOP^[3]. Ainsi, une entreprise souhaitant conclure un contrat ou un sous-contrat avec un organisme public comportant une dépense égale ou supérieure au montant déterminé par le gouvernement^[4] doit obtenir à cette fin une autorisation de contracter de l'AMP^[5].

Une fois que l'entreprise obtient cette autorisation, elle est inscrite au Registre des entreprises autorisées à contracter et à sous-contracter (« REA »). Par conséquent, tant qu'elle maintient les conditions d'admissibilité pour le registre, l'entreprise inscrite est autorisée à conclure un contrat public ou un sous-contrat public jusqu'à l'expiration de l'autorisation, à condition qu'elle respecte les conditions d'admissibilité au REA. Les modifications apportées portent essentiellement sur la validité de cette autorisation de contracter.

1. Prolongation de la durée de la validité de l'autorisation

La durée de la validité d'une autorisation de contracter avec un organisme public sera désormais de cinq ans au lieu de trois^[6]. Ainsi, toute entreprise disposant d'une autorisation de contracter, valide au 2 juin 2023, verra celle-ci automatiquement prolongée de deux années supplémentaires^[7]. Les entreprises concernées par ce changement seront contactées directement par l'AMP par courrier électronique^[8]. Cette communication doit être conservée puisqu'elle peut être utilisée en soutien pour confirmer l'autorisation de contracter^[9].

En outre, si l'autorisation de contracter d'une entreprise prend fin avant le 2 juin 2023, le bénéfice de la prolongation automatique sera accordé seulement si l'entreprise a fait une demande de renouvellement au moins 90 jours avant le terme de l'autorisation^[10]. Une demande de renouvellement présentée après le délai est désormais considérée comme étant une nouvelle demande d'autorisation^[11].

2. Nouvelle obligation d'une mise à jour annuelle

Afin de demeurer autorisées de contracter, les entreprises visées par la LCOP doivent désormais, à la date anniversaire de leur autorisation de contracter, mettre à jour annuellement les documents et les renseignements déjà fournis à l'AMP,  tels que les liens d'affaires de l'entreprise, le numéro d'entreprise du Québec et l'adresse du siège social ou de ses établissements^[12]. Exceptionnellement pour cette année, la première mise à jour doit être faite au plus tard ce 2 juillet 2023, soit 30 jours après l'entrée en vigueur de cette obligation^[13]. Quant aux étapes à suivre pour cette mise à jour, l'AMP rendra disponible un guide d'accompagnement dès le 2 juin 2023^[14].

En plus de la mise à jour annuelle, il existe aussi une obligation de déposer un avis de modification auprès de l'AMP suivant les changements ponctuels aux renseignements déjà transmis à l'AMP. Le nouveau délai pour la production de cet avis est dorénavant de 30 jours après le changement au lieu du délai prévu antérieurement de 15 jours suivant la fin du mois au cours duquel les changements sont survenus^[15].

Si ces délais ne sont pas respectés, l'AMP peut annuler ou suspendre une demande d'autorisation^[16] pour ce motif.

3. Publication de l'absence de l'autorisation dans le REA

La dernière nouveauté à surveiller concerne les nouvelles informations qui vont figurer dans le REA. Désormais, le registre va indiquer la suspension ou l'expiration d'une autorisation si celle-ci survient en cours d'exécution d'un contrat public ou d'un sous-contrat public^[17]. De plus, il sera aussi indiqué si l'entreprise s'est fait imposer une mesure de surveillance ou d'accompagnement par l'AMP jusqu'à ce que prenne fin l'exécution de ce contrat ou sous-contrat.

Conclusion

Grâce à ces récentes modifications visant les activités de l'AMP, les entreprises bénéficieront d'une durée de validité accrue des autorisations de contracter, mais elles devront être plus proactives dans leur divulgation de changements au cours de la période de validité de ces autorisations.

Pour tout conseil ou assistance supplémentaire concernant vos contrats ou sous-contrats publics ainsi que les autorisations à contracter et leur maintien en vigueur ou renouvellement, nous vous invitons à communiquer avec un membre des équipes Projets et Infrastructures de Gowling WLG : Luc Lissoir, Nicolas Cayouette, Pierre Lissoir, Anne-Marie Brien, Daniel Jordan et Joey Suri.