De nombreux organismes sans but lucratif (OSBL) tiennent leur assemblée générale annuelle (AGA) au printemps. Sachant que plusieurs provinces ont émis des directives et des avis concernant la pandémie de COVID-19, notamment en ce qui a trait à la taille et à l’emplacement des rassemblements, plusieurs OSBL étudient leurs options relativement à leur AGA du printemps.

Différents facteurs font qu’il est difficile pour les OSBL de modifier la date de leur AGA du printemps. Premièrement, les OSBL constituées sous le régime fédéral doivent tenir leurs AGA dans les six (6) mois suivant la fin de leur exercice financier. Puisque beaucoup d’OSBL utilisent le 31 décembre comme date de fin d’exercice financier, elles doivent tenir leur AGA avant la fin du mois de juin de chaque année, ce qui signifie souvent que l’AGA a lieu au printemps. Deuxièmement, les dates des AGA sont déterminées en fonction des pratiques antérieures, notamment le moment choisi d’une conférence annuelle pertinente ou les cycles d’élection des directeurs. Troisièmement, les sociétés dotées d’un grand nombre de membres choisissent souvent l’emplacement de leur AGA au moins un ou deux ans à l’avance afin de pouvoir réserver une salle et des chambres d’hôtel en vue de l’événement et permettre aux membres d’organiser leur voyage. Ces facteurs, ainsi que la nécessité de verser des dépôts de sommes considérables pour réserver les salles ou les chambres d’hôtel, font qu’il est difficile pour les OSBL de modifier la date de leur AGA.

Selon le format traditionnel des AGA, un certain nombre de membres se réunissent dans un lieu physique et procèdent à un vote à main levée. Puisque les réunions dépassant un certain nombre de participants sont désormais interdites dans la plupart des provinces (par exemple, 50 personnes en Ontario) et que quitter son domicile est maintenant fortement déconseillé, il devient impossible pour la plupart des organisations de s’en tenir au format traditionnel des AGA. Par ailleurs, si le nombre requis de membres ne se présente pas à une assemblée, le quorum ne sera pas atteint et aucune affaire ne pourra être traitée. Les organisations plus petites font elles aussi face à ce genre de difficulté.

Donc de quelles options les OSBL disposent-elles en ce qui concerne la tenue de leur AGA du printemps?

1. Reporter l’AGA

Comme nous l’avons vu, les sociétés dont l’exercice financier se termine le 31 décembre sont obligées, en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (la « Loi »), de tenir leur AGA avant la fin du mois de juin de chaque année. En pratique, cela pourrait signifier qu’on doive déplacer une AGA d’avril à juin. Toutefois, nul ne sait quand la pandémie se résorbera ni quand les diverses restrictions en matière de rassemblement seront levées. Le report d’une AGA à un ou deux mois plus tard n’est peut-être donc pas la solution optimale, mais il vaut tout de même la peine de l’envisager.

En vertu de la Loi, il est possible de demander une prolongation auprès de Corporations Canada pour permettre à une organisation de tenir son AGA à une date ultérieure. Par exemple, une organisation qui doit tenir son AGA avant la fin du mois de juin pourrait demander à la tenir en septembre de la même année. Étant donné les circonstances actuelles, nous osons espérer que les demandes de prolongation raisonnables seront approuvées. Ceci permettrait à une organisation à but non lucratif de tenir son AGA dans le format traditionnel, seulement à une date ultérieure. Cela dit, nous ignorons pour l’instant à quel moment les restrictions imposées aux réunions et les mises en garde à cet effet seront levées. Cette approche permettrait toutefois à l’organisation de gagner du temps.

2. Assemblées virtuelles

En vertu de la Loi, si les règlements administratifs de l’organisation le permettent, une assemblée des membres peut être convoquée et se dérouler entièrement grâce à des moyens de communication – téléphonique, électronique ou autre – permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux. Une personne y participant est alors réputée avoir assisté à l’assemblée. Ce type d’assemblée est parfois appelé « assemblée virtuelle ».

Des assemblées virtuelles permettraient aux membres d’y assister et d’y participer depuis leur domicile. Les questions traitées durant une assemblée virtuelle peuvent, en général, être les mêmes que celles traitées lors d’une AGA traditionnelle. De plus, il serait possible de tenir l’AGA au printemps, comme prévu. Durant une pandémie, cette formule offre de nombreux avantages, mais seules les organisations dont les règlements administratifs le permettent peuvent y recourir.

3. Assemblées hybrides

Il est question d’une « assemblée hybride » lorsque certains des membres y assistent par voie électronique et d’autres y assistent en personne dans un lieu physique. Cette approche offre l’avantage de pouvoir être appliquée sans avoir à se doter de règlements administratifs permettant la tenue de l’AGA entièrement par voie électronique. Un autre avantage : de nombreuses AGA sont déjà structurées ainsi. La seule différence serait que, durant une pandémie, le nombre de personnes assistant à l’assemblée par voie électronique serait plus élevé que le nombre de personnes y assistant physiquement. Grâce à cette formule, la date habituelle de l’AGA pourrait aussi être conservée.

Considérations supplémentaires

  • Il faut consulter un conseiller juridique pour déterminer (1) ce que les statuts de l’OSBL autorisent ou interdisent, et (2) ce que les règlements de l’OSBL autorisent ou interdisent, en ce qui concerne le calendrier des AGA et la tenue de réunions virtuelles.
  • Si une entreprise choisit d’organiser une réunion virtuelle ou hybride, il sera probablement nécessaire de faire appel à un fournisseur ou à une plateforme de services tiers pour traiter les inscriptions électroniques, diffuser la réunion sur Internet et administrer le vote électronique.
  • Si une entreprise souhaite reporter une réunion en personne ou passer à une réunion virtuelle, le conseiller juridique doit examiner tous les contrats existants relatifs à l’hôtel et au lieu de l’AGA afin de fournir des conseils sur la manière de résilier ou de modifier ces contrats.
  • Quelles questions seront traitées lors de la réunion? Il est souvent préférable d’aborder les questions litigieuses en personne. Si l’entreprise convoque une réunion virtuelle, il peut être conseillé de reporter l’examen de la question litigieuse à une date ultérieure, lorsque la réunion en personne peut avoir lieu (si cela est possible).
  • Si une réunion virtuelle ou une réunion hybride doit avoir lieu, l’avis de convocation doit comprendre des instructions sur la manière d’utiliser la plateforme électronique.
  • Si un avis pour une réunion en personne a déjà été publié, mais que l’entreprise souhaite passer à une réunion virtuelle, il peut être conseillé d’annuler la réunion en personne et de convoquer une réunion virtuelle à une date ultérieure au lieu d’essayer de modifier un avis existant.
  • Si une réunion en personne ou une réunion hybride doit avoir lieu, l’entreprise doit envisager d’inclure une déclaration dans l’avis de réunion concernant les risques potentiels pour la santé liés à la participation à la réunion en personne.
  • Les OSBL doivent expliquer à leurs membres toute proposition de modification du format de leur AGA causée par la pandémie.

Cet article a pour but de donner un aperçu des questions qui pourraient être soulevées relativement à la convocation d’une AGA ce printemps en raison de la pandémie de la COVID-19. Compte tenu de la grande incertitude et des défis associés à la COVID-19, ainsi que de la nature unique de chaque entreprise, il n’existe pas d’approche identique pour tous. Nous vous recommandons de consulter un conseiller juridique et d’autres conseillers à un stade précoce pour vous aider à trouver l’approche la plus efficace pour votre OSBL, tout en garantissant la sécurité de vos administrateurs, dirigeants, employés et membres.