Audits de conformité environnementale : 5 conseils pour protéger votre société

Au cours des cinq dernières années, des sociétés ont dû payer des sanctions administratives pécuniaires (« SAP ») et/ou des amendes colossales pour avoir commis des manquements et des infractions environnementales^[1].

Les initiatives environnementales, sociales et de gouvernance (« ESG ») et l’escalade des SAP et amendes pour non-respect des lois environnementales faisant l’objet d’une attention croissante, les sociétés doivent, plus que jamais, s’assurer de leur conformité aux exigences réglementaires environnementales. En réalisant régulièrement un audit de conformité environnementale (« ACE »), votre société sera en mesure de répondre aux exigences des autorités tout en gérant de manière appropriée les risques d’application potentielle de la loi.

Dans cet article, nous abordons les principales caractéristiques des ACE et leur importance croissante dans la gestion de la conformité et des risques environnementaux de votre société.

1. Que sont les ACE et pourquoi sont-ils importants?

Les ACE évaluent la conformité aux exigences des lois en matière d’environnement^[2], contrairement aux autres évaluations environnementales comme les études de phase I et de phase II, qui sont généralement axées sur l’évaluation de la présence d’une contamination supérieure aux normes réglementaires (et habituellement réalisées dans le cadre d’une vérification diligente avant l’achat ou dans le but de déposer une demande d’instruments réglementaires). Les ACE peuvent également inclure des volets liés à la santé et sécurité du travail (« SST »). Les audits en matière de SST visent à évaluer le respect de la législation applicable en matière de santé et de sécurité et à déterminer les risques pour la santé et la sécurité sur les lieux de travail.

Les ACE sont des évaluations internes réalisées par des employés qualifiés ou des consultants tiers, dans le but de cerner les écarts en matière de conformité, les faiblesses des systèmes de gestion et l’exposition au risque lié à la responsabilité^[3]. Les conclusions et les recommandations des ACE sont consignées dans un rapport écrit interne (« rapport ACE »).

Il ne faut pas négliger l’importance des ACE : il est de loin préférable pour les sociétés de cerner elles-mêmes les écarts en matière de conformité et d’y remédier que de les voir se manifester à la suite d’un incident, ou encore qu’ils soient soulevés par les autorités de réglementation, ce qui risque d’entraîner des pénalités et d’autres mesures d’exécution. En outre, en cas de poursuites ou d’autres mesures d’exécution, un rapport ACE peut être utilisé pour étayer une défense de vérification diligente, ou lors de la détermination de la peine pour démontrer l’attention portée aux risques environnementaux par la société et ses efforts de bonne foi pour assurer la conformité environnementale.

2. Les ACE sont-ils obligatoires ou volontaires?

En règle générale, les ACE ne sont pas exigés par la loi. En effet, aucune loi du Canada ou du Québec n’exige actuellement que les sociétés réalisent de tels audits en fonction de la totalité des lois environnementales applicables. Cependant un certain nombre de règlements exigent que des audits soient réalisés sur certains volets d’activités industrielles spécifiques^[4].

Les ACE peuvent également être une exigence du système de gestion environnementale d’une société. Dans ce cas, ils sont souvent prévus aux deux ans; ainsi, la direction et les actionnaires comprennent bien les risques liés à la conformité réglementaire et la société est en mesure de remédier à tout écart en la matière.

3. Quelles sont les normes à appliquer à un ACE?

Les sociétés peuvent choisir parmi une série de normes pour évaluer les résultats de leurs ACE et pour guider la mise en œuvre des recommandations. L’adhésion à un ensemble particulier de normes peut aider les sociétés à mesurer, sur une base annuelle, le niveau de leur conformité et le rythme auquel elles comblent les écarts en matière de conformité. Les normes peuvent également aider à déterminer l’ordre de priorité pour remédier aux écarts (et aux risques associés) révélés par le rapport ACE.

Au Canada, CSA Z773-17 et ISO 14001 (norme internationale qui définit les exigences relatives aux systèmes de gestion environnementale) sont les normes les plus couramment appliquées. Les sociétés peuvent également mettre au point leurs propres normes internes en fonction de leur capacité et des objectifs de leur ACE.

4. À quoi serviront les résultats de l’ACE?

Tel qu’il est indiqué ci-dessus, les résultats d’un ACE figureront dans un rapport ACE, qui présentera les conclusions et les recommandations de l’auditeur. Lorsque la société reçoit le rapport ACE, elle doit alors décider comment remédier aux écarts en matière de conformité et mettre en œuvre les recommandations, et déterminer l’ordre dans lequel cela sera fait.

Les rapports ACE font souvent la distinction entre les cas de non-conformité aux exigences réglementaires strictes (qui peuvent donner lieu à des mesures d’exécution de la part des organismes de réglementation) et les cas de non-conformité aux pratiques exemplaires (qui ne donnent pas forcément lieu à de telles mesures). Les ACE peuvent également faire la distinction entre les cas de non-conformité évidente et les cas de non-conformité potentielle qui nécessitent une évaluation et/ou une surveillance plus approfondie. Enfin, les sociétés voudront classer par ordre de priorité toutes les conclusions et recommandations du rapport ACE afin de déterminer quels éléments seront traités, dans quelle mesure et à quel moment.

5. Comment les avocats peuvent-ils offrir leur aide relativement aux ACE?

En règle générale, il est prudent de confier à un avocat chevronné en droit de l’environnement la supervision de toutes les étapes d’un ACE, de la planification et de la détermination de la portée jusqu’à la réalisation de l’ACE et à la production d’une ébauche du rapport ACE, ainsi qu’au suivi des résultats de l’ACE et à la détermination des mesures à prendre et des priorités. Faire intervenir un avocat dès le début du processus d’ACE aidera votre société à définir la portée de l’audit afin d’en garantir la conformité avec les lois en vigueur et à s’assurer que l’ACE est efficiente et ne couvre que les exigences réglementaires applicables dans les circonstances.

Que le rapport ACE soit destiné à des fins internes ou externes, s’il est supervisé par un avocat, votre société pourra bénéficier du secret professionnel. Par exemple, tant que cette confidentialité est adéquatement protégée, les conseils juridiques reçus quant aux conclusions de l’ACE n’ont pas à être divulgués.

Les prochaines étapes

Dans le marché actuel, on s’attend à ce que les sociétés possédant des installations industrielles réalisent des audits de conformité environnementale. Les sociétés qui ne réalisent pas régulièrement de tels audits ont moins d’occasions de découvrir les cas de non-conformité, et leur exposition au risque d’examen par les autorités et à l’application de la réglementation est plus élevée que les sociétés qui s’astreignent régulièrement à cet exercice.

Notre groupe Droit de l’environnement possède une vaste expérience de toutes les étapes du processus d’audit de conformité environnementale, de l’établissement de la portée de l’ACE à l’établissement des priorités et à l’aide aux mesures nécessaires pour répondre aux conclusions du rapport ACE. Si vous avez des questions ou besoin de conseils concernant votre audit de conformité environnementale, n’hésitez pas à communiquer avec un membre de notre groupe de Litige en droit de l'environnement pour obtenir de l’aide.