Les enquêtes en milieu de travail sont indispensables pour maintenir un environnement de travail sécuritaire et équitable. Toutefois, si elles ne sont pas menées avec tact et sensibilité, l’ensemble du processus risque d’être compromis et votre organisation pourrait voir sa responsabilité engagée.
Dans le but d’aider les employeurs (ainsi que les équipes de contentieux et de RH) à perfectionner leurs politiques et procédures en fait d’enquêtes en milieu de travail, notre groupe Emploi, travail et droits de la personne a été l’hôte d’un webinaire mettant en lumière les pièges communs à éviter.
Si vous avez manqué le webinaire ou que vous souhaitez obtenir les points saillants, voici quelques conseils clés :
Quatre pièges à éviter lors des enquêtes en milieu de travail
1. Choisir le mauvais enquêteur en milieu de travail
Ce sont habituellement les RH qui se chargent de l’enquête. Cependant, il se peut que les membres de votre équipe des RH ne soient pas les mieux adaptés ou qualifiés pour la tâche selon la complexité et la nature des allégations. Dans de tels cas, nous recommandons aux RH de se retirer du dossier et d’assigner l’enquête à une autre personne qualifiée à l’interne ou à l’externe.
De plus, toute forme de partialité (réelle ou perçue) ou de relation personnelle entre l’enquêteur et les parties concernées pourrait compromettre l’intégrité de l’enquête et mener à un résultat erroné ou contestable. S’il existe un risque de partialité, votre organisation doit confier l’enquête à une autre personne (généralement extérieure à l’organisation).
2. Tarder à enquêter sur les plaintes
Autre erreur commune à éviter : tarder à agir. Cela ne signifie pas se mettre en branle-bas de combat immédiatement, mais il faut néanmoins accuser réception de la plainte par écrit et informer le ou la plaignant.e que vous l’examinez.
Selon la nature de la plainte, il se peut que vous ayez à rapidement mettre en place des mesures intérimaires pendant la tenue de l’enquête, comme déplacer une des parties dans un endroit différent sur les lieux de travail ou placer le répondant en suspension administrative.
Idéalement, essayez de boucler les enquêtes dans les 90 jours, à moins de circonstances majeures qui vous en empêchent. N’oubliez pas que les souvenirs s’estompent avec le temps : vous obtiendrez de meilleures preuves si vous agissez rapidement.
N’oubliez jamais non plus de consulter vos propres politiques et/ou conventions collectives pour savoir si certaines mesures doivent être prises dans des délais précis.
3. Ne pas communiquer adéquatement avec un.e employé.e en congé
Lorsqu’un.e employé.e impliqué.e dans une enquête est en congé, qu’il s’agisse de la personne faisant l’objet de l’enquête ou de celle formulant la plainte, les employeurs ne doivent pas perdre de vue les droits et obligations de l’employé.e lorsqu’ils mènent l’enquête.
S’il n’est pas possible d’attendre le retour de l’employé.e en congé pour effectuer une entrevue, assurez-vous de lui expliquer les circonstances et les conséquences de sa non-participation à l’enquête.
Plus important encore, si l’employé.e en congé participe à l’enquête, définissez les attentes concernant le mode et la fréquence des communications. Vous éviterez ainsi les malentendus et les risques potentiels (par exemple, un.e employé.e pourrait prétendre que vous le ou la harcelez par des appels téléphoniques et des courriels répétés).
4. Ne pas prendre les plaintes au sérieux
Même s’il est difficile d’enquêter sur les plaintes anonymes, les ignorer peut avoir des conséquences juridiques graves. Si un employeur a connaissance d’une plainte nécessitant une enquête, il est tenu d’en mener une qui soit adaptée aux circonstances, même si cela implique de préserver l’anonymat du/des plaignant.e.s.
Le défaut de procéder à une enquête peut constituer une violation de la législation provinciale ou fédérale applicable en matière de santé et de sécurité et/ou des droits de la personne.
Pour des stratégies supplémentaires sur comment mener vos enquêtes en bonne et due forme, et renforcer vos rapports et politiques en la matière, veuillez regarder l’intégralité du webinaire ou contacter l’une de ses auteures.