Format légal épisode 7 | Planifier efficacement le retour au travail après la pandémie

Delphine Robert

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Alors que le nombre de cas de COVID-19 continue de diminuer et que la majorité des régions du Québec sont maintenant en zone verte, de nombreuses entreprises et organisations travaillent à mettre en place des procédures, des processus et des politiques en matière de droit du travail. Pour y voir plus clair, nous vous proposons aujourd'hui un survol des questions liées à la préparation des plans de sécurité pour le retour au bureau, de la façon de traiter les employés qui refusent de retourner au bureau et des considérations clés pour les employeurs qui mettent en œuvre des dispositions flexibles de télétravail.

Je suis Delphine Robert et je suis aujourd'hui en compagnie d'Olivier Lamoureux, avocat au sein du groupe de Droit du travail et de l'emploi, chez Gowling WLG, à Montréal. Bonjour, Olivier.

Olivier Lamoureux

Bonjour, Delphine.

Delphine Robert

Alors, allons-y avec les questions qu'on a sur ce sujet hautement d'actualité. Alors, à quoi va ressembler l'organisation du travail une fois la COVID-19 sous contrôle?

Olivier Lamoureux

Bon, c'est une excellente question, évidemment. C'est très fluctuant ces temps-ci, mais je crois que la tendance générale qui se dégage, c'est qu'il y aura une poursuite quand même flexible du télétravail, une espèce de mode hybride, si on veut, entre le télétravail et le travail en présentiel dans les lieux de travail, ce qui évidemment va être un défi à la fois pour la gestion du télétravail, pour ceux qui vont en faire, et la gestion du travail pour les personnes qui vont être physiquement présentes dans les bureaux.

Nous, évidemment, on conseille nos clients sur l'importance d'avoir une politique sur le télétravail qui va être claire, notamment en matière d'attentes envers les employés et sur toutes les questions qui touchent la santé et la sécurité du travail. Ce qu'il ne faut pas oublier, même si certains de vos employés sont en télétravail de chez eux, vous avez quand même certaines obligations en matière de santé-sécurité et avec une politique claire à cet effet, vous pourrez éventuellement vous assurer que le lieu de travail choisi par l'employé sera approprié et adéquat.

Donc, on pourra demander à l'employé de ne pas travailler dans sa cuisine, par exemple, pour des questions ergonomiques – pour des raisons ergonomiques, pardon – ou de confidentialité, par exemple.

Delphine Robert

Effectivement. D'ailleurs, est-ce qu'on peut rapidement rappeler les obligations des employeurs en matière de santé et sécurité, surtout dans ce contexte actuel?

Olivier Lamoureux

Oui. Bien, évidemment, d'une manière très générale, la Loi sur la santé et la sécurité du travail précise que l'employeur doit veiller à prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la santé et la sécurité des employés qui sont présents sur le lieu de travail. Puis concrètement, quand on parle de retour au bureau, ça passe principalement par le respect des mesures sanitaires prescrites par la santé publique. Donc, tout ce qui touche le respect de la distanciation physique si on en a encore. On est rendu à 1 mètre, on était à 2 mètres récemment. Évidemment, le respect du nombre de personnes présentes dans l'édifice et dans les aires communes. Le contrôle du port du masque; s'assurer que les gens le portent lorsqu'ils doivent le porter. Si possible, s'assurer que la ventilation des lieux est adéquate et que les protocoles de nettoyage, de désinfection des surfaces sont en vigueur et mis à jour, évidemment.

Pour faire une parenthèse très brève là-dessus, il faut se rappeler qu'en vertu de la Loi sur la santé et la sécurité du travail, quiconque par action ou omission agit de manière à compromettre directement et sérieusement la santé et la sécurité d'un travailleur va commettre une infraction. Ça implique évidemment l'employeur dans sa gestion du retour au travail. L'employeur qui est fautif pourrait être passible d'une amende et les dirigeants de l'employeur pourraient également être poursuivis au criminel dans des cas de négligence les plus graves. Ce n'est vraiment pas quelque chose qui est à prendre à la légère quand on considère les conséquences légales.

Un simple mot pour les gens qui nous écoutent. La campagne de vaccination va bon train, mais il faut se rappeler que le fait d'avoir une main-d'œuvre vaccinée – déjà qu'on ne peut pas facilement savoir si la main-d'œuvre est vaccinée – puisqu'on ne peut pas poser la question – ne change rien au fait que les mesures prescrites par la santé publique doivent être mises en place par l'employeur sur le lieu de travail. C'est vraiment deux variables qui sont totalement dissociées pour l'instant.

Delphine Robert

Ok. Puisque c'est une situation qui peut arriver, comment les employeurs peuvent gérer les refus de travail en raison de la COVID-19?

Olivier Lamoureux

C'est une bonne question. On a eu un peu de jurisprudence sur ce sujet-là dans les mois qui ont précédé l'enregistrement du présent podcast. Grosso modo, ce que je retiens, c'est que du moment où l'employeur respecte les consignes de santé publique en milieu de travail, tout ce qu'on a nommé tantôt – la distanciation, les masques, le nettoyage, etc. – si c'est mis en place, normalement la simple part pour un employé de contracter la COVID-19 ne sera pas nécessairement un motif acceptable de refus de travail au Québec. Évidemment, ça peut varier d'une juridiction à l'autre, mais pour le Québec c'est vraiment là où on en est actuellement. Juste pour l'auditoire, le refus de travail, le principe général, c'est qu'un travailleur a le droit de refuser d'exécuter un travail s'il a un motif raisonnable de croire que l'exécution du travail l'expose à un danger et non pas à un simple risque. Un danger pour sa santé, sa sécurité ou son intégrité physique ou pour avoir l'effet d'exposer une autre personne à un semblant de danger.

Normalement, quand un travailleur exerce son droit de refus au travail, il doit en aviser son supérieur immédiat ou l'employeur ou un représentant de l'employeur. Dès qu'il est avisé, le supérieur immédiat ou l'employeur, le cas échéant, doit convoquer le représentant à la prévention pour procéder à l'examen de la situation et des corrections qu'ils ont à apporter. Grosso modo, même quand on est en contexte de COVID, la mécanique demeure la même qu'en temps normal. C'est juste qu'on devra vraiment s'assurer d'avoir mis en place toutes les mesures sanitaires prescrites pour pouvoir faire échec, si on veut, à ce droit de refus. Autrement, ça pourrait être potentiellement légitime.

Évidemment, quand il y a un droit de refus, il peut y avoir une intervention d'un inspecteur de la CNESST ultimement, si on se retrouve dans un des trois cas suivants : si le travailleur persiste dans son refus d'exécuter le travail; si le représentant à la prévention croit que l'exécution du travail expose le travailleur à un danger pour sa santé et sa sécurité; ou 3^e cas de figure, si l'employeur, malgré tout, croit que l'exécution du travail n'expose pas le travailleur à un danger pour sa santé ou sa sécurité ou que des corrections qui ont été apportées ont fait disparaître le danger. À ce moment, l'inspecteur de la CNESST va venir sur les lieux, va rendre une décision qui devra être mise par écrit. Cette décision va être exécutoire, mais pourra être éventuellement contestée par le travailleur ou l'employeur devant le tribunal administratif du travail.

Donc, comme je disais, Delphine, la mécanique est vraiment similaire. Ce qu'il faut retenir, c'est que, règle générale, le simple fait pour un employé d'avoir peur de contracter la COVID ne justifiera pas un refus de travail au Québec en ce moment.

Delphine Robert

OK, excellent. Pour le retour dans les bureaux, sur le lieu de travail, qui est vraiment d'actualité ces temps-ci, comment est-ce que les employeurs devraient préparer leurs plans de retour au bureau, sur le lieu de travail?

Olivier Lamoureux

Oui, bien, c'est sûr qu'il n'y a pas de recette magique, il n'y a pas de panacée à ce sujet-là. On se fait souvent poser la question et la manière dont on guide nos clients par rapport à ça, c'est qu'on leur demande de se poser essentiellement six questions, qui seront des questions fondamentales dans l'établissement du plan de retour au travail. Je vais passer à travers la série de questions et nommer quelques exemples.

Première question qu'on doit se poser, c'est : Comment s'assurer que tous les travailleurs sachent comment bien se protéger de la COVID et réduisent leur exposition à cet égard? Ici, on parle vraiment d'une bonne communication avec les employés; c'est vraiment la clé. Il devrait y avoir une communication efficace et transparente quant à l'information, la formation et l'éducation, surtout des employés, sur les risques de transmission de la COVID. Évidemment, ça doit s'accompagner d'un affichage clair et évident dans les lieux de travail. Il devrait y avoir des consignes qui sont affichées çà et là. Pour l'employeur, ça représente essentiellement une responsabilité additionnelle qui est celle de se tenir au courant des mesures. On sait que ça évolue rapidement, ça change toutes les semaines. Donc, c'est vraiment crucial d'être au fait des dernières consignes de la santé publique pour être certain de les communiquer à ses employés.

La deuxième question qu'on demande aux employeurs de se poser, c'est : Comment vous allez surveiller l'évolution de la situation après le retour au bureau? Il est question ici de dépistage. Il y a plusieurs façons de faire par rapport à ça. Nous, ce qu'on suggère généralement, c'est d'exiger que les employés remplissent un questionnaire de dépistage en ligne avant de venir au bureau. C'est vraiment une façon de contrôler le risque en amont. Évidemment, il faut s'assurer que tous les employés sachent qu'ils doivent rester à la maison s'ils ont des symptômes de la COVID-19 qui sont soit nouveaux, qui s'aggravent ou si l'employé présente des symptômes qu'il n'est pas capable d'expliquer. Généralement, on ne prendra pas de chances, on va lui demander de rester à la maison, le temps qu'on éclaire un peu plus le cas.

Delphine Robert

C'est ça, oui. Quand tu parles de questionnaire de dépistage, c'est vraiment généralement sur les symptômes, sur les habitudes de vie, si les gens ont voyagé ou étaient en contact avec des personnes.

Olivier Lamoureux

Exactement. C'est précisément le genre questions qu'on pose. Juste pour situer les gens qui nous écoutent, ce sont les mêmes questions grosso modo qui vous étaient posées au début de la pandémie, lorsque vous entriez dans un commerce, par exemple. « Présentez-vous des symptômes parmi la liste suivante? », « Avez-vous été en contact avec des gens qui ont eu la COVID? » et, effectivement, « Avez-vous voyagé à l'extérieur? », parce qu'on s'entend que les gens vont recommencer à voyager bientôt. Donc, ça sera effectivement le genre de questions qu'on va poser.

Delphine Robert

Parfait.

Olivier Lamoureux

Par rapport à ça, il va falloir que l'employeur veille à ce que tous les employés sachent qui est la personne à contacter sur le lieu de travail, que ce soit un superviseur ou un gestionnaire, et comment entrer en contact avec cette personne, dans le cas où ils obtiendraient un résultat positif au test de dépistage de la COVID-19. Ou encore, s'ils choisissent de ne pas passer aucun test, il va falloir être capable de gérer ce genre de situation là et il ne faut pas que la personne qui décide de ne pas passer le test tombe dans un espace de vide par rapport aux politiques de l'employeur. Il faut respecter ce choix, mais on ne peut pas simplement l'ignorer. Il pourrait par exemple être possible de demander à cette personne de simplement ne pas se présenter sur le lieu de travail et d'exiger peut-être un test négatif éventuellement pour revenir, mais ça, tout dépend du milieu de travail, tout dépend des mesures qui sont mises en place dans le milieu de travail. Donc, il y a beaucoup de variables qui jouent sur ce point-là.

Delphine Robert

OK.

Olivier Lamoureux

L'employeur va évidemment devoir prendre une décision entre le dépistage actif, donc en personne, ou passif, comme on disait, avec un questionnaire qu'on fait remplir d'avance. Le dépistage actif peut être efficace. En fait, il s'agit essentiellement d'avoir un agent de contrôle qui doit informer toutes les personnes qui ne passent pas le contrôle ou qui répondent positivement à l'une des questions que cette personne-là ne peut pas entrer sur le lieu de travail, qu'elle doit rentrer chez elle pour s'isoler immédiatement et qu'elle doit communiquer avec son fournisseur de soins de santé ou avec Info-Santé pour savoir si elle a besoin d'un test de dépistage de COVID et pour obtenir, évidemment, les instructions supplémentaires à cet effet-là.

Donc, quand il est question de déterminer si on fait du dépistage actif ou passif, évidemment ça va dépendre vraiment du milieu de travail en question. Je pense notamment à des lieux de travail où la promiscuité est présente. L'exemple qui me vient en tête, c'est les abattoirs, par exemple. On sait qu'on n'aura pas le choix que les gens soient vraiment proche les uns des autres, il est question de contrôle au niveau alimentaire en plus. Donc, il serait peut-être bien dans ce cas d'avoir un dépistage actif.

La troisième question qu'on demande aux employeurs de se poser ou en fait, la démarche qu'on leur demande d'entreprendre, c'est d'évaluer votre lieu de travail afin de déterminer c'est quoi les mesures de contrôle qui sont nécessaires pour réduire le risque de transmission de la COVID-19. C'est un exercice qui a déjà probablement été fait par plusieurs employeurs, mais pour quelqu'un qui est vraiment à la phase 1 du retour au travail et qui reçoit des gens pour la première fois depuis mars 2020, il faudra évidemment veiller à assurer une distanciation physique et la séparation physique des employés autant que possible. Tout ce qui est masques, protection du visage et des yeux, si l'employeur choisit évidemment de fournir ces équipements, il faudra l'inclure dans le Plan de retour au travail. C'est généralement une bonne pratique aussi. Les protocoles de nettoyage et de désinfection devront être mis en place ou améliorés, parce que même si la transmission, de ce que je comprends, ne se fait pas nécessairement via les objets inanimés, c'est toujours une bonne pratique pour l'employeur de s'assurer que tous les endroits qui sont touchés fréquemment sont quand même nettoyés. Pour certains employeurs, il s'agira de maintenir une aération adéquate. On sait que les milieux clos où l'aération est mauvaise sont plus propices à la transmission de la COVID‑19. Donc, en s'assurant d'une meilleure ventilation, évidemment, on réduit le risque. Évidemment, il faudra toujours veiller à assurer l'hygiène et encourager l'étiquette respiratoire. Quand un employé, par exemple, travaille dans son cubicule ou dans un bureau fermé et qu'il enlève son masque, si l'employé tousse ou éternue, on se rappelle que ce n'est pas dans les mains, c'est dans le coude qu'on doit faire ça. C'est l'exemple le plus flagrant. C'est des questions d'habitude. Les gens sont quand même assez habitués à le faire aujourd'hui, mais il s'agit de le répéter pour être certains que les gens respectent ce genre de consignes.

Delphine Robert

Oui, qu'ils ne l'oublient pas, c'est sûr.

Olivier Lamoureux

Évidemment, la question cruciale est qu'est-ce que vous allez faire…? C'est le quatrième point. Qu'est-ce que vous allez faire si vous avez un cas de COVID qui est déclaré ou suspecté dans votre milieu de travail? Le protocole de retour au travail doit être vraiment très clair et expéditif. Il va s'agir évidemment d'isoler immédiatement la personne symptomatique soit dans une pièce isolée ou à l'extérieur carrément du lieu de travail. Il faudra contacter le plus rapidement possible la santé publique pour obtenir des directives parce qu'eux sont quand même bien placés pour vous guider. Il faudra donner des directives vraiment très claires pour l'auto-isolement de l'employé qui est visé et ce qu'on attend de lui pour le retour au travail. Ça peut comprendre un test négatif de dépistage de COVID. Je le disais tantôt, si un employé est déclaré positif à la COVID et qu'on le retourne chez lui, normalement les bonnes pratiques font qu'on va exiger un test avant son retour et non pas simplement une période de quarantaine. Si la personne ne veut pas prendre le test, évidemment il y a d'autres étapes à envisager, mais règle générale c'est ce qu'on suggère aux clients.

Delphine Robert

OK.

Olivier Lamoureux

Voilà. Donc, il va évidemment falloir informer tous les employés sur le lieu de travail qui ont pu être exposés à cette contamination, ce qu'on appelle en anglais le contact tracing. On va demander à tous ces employés d'autoévaluer leurs symptômes dans les jours qui vont suivre. C'est pour ça que c'est fondamental pour l'employeur d'avoir une forme de registre de qui était présent au travail et quand et pour combien de temps pour pouvoir, justement, contacter rapidement tous ces gens parce qu'autrement on perd le fil des allées et venues des employés et, ça, c'est quelque chose qu'on doit absolument éviter. Si vous voulez avoir un plan efficace, vous devez avoir un registre d'entrées et de sorties.

Delphine Robert

Effectivement.

Olivier Lamoureux

Bien oui. Puis ça tombe sur le sens en même temps. C'est des choses qu'on dit, mais dans les faits je me doute que la plupart des employeurs ont déjà ce genre de système en place. On ne le répète jamais assez. Ultimement, après avoir eu un cas positif de COVID en milieu de travail, il faudrait contacter la santé publique pour le signaler pour les fins de l'enquête épidémiologique. C'est vraiment pour les fameuses annonces qu'on reçoit tous les jours à 11 h précises.

Delphine Robert

Un peu moins ces temps-ci, mais…

Olivier Lamoureux

Un peu moins. On commence à être habitué… mais c'est très important.

Delphine Robert

Ça, c'est vrai. C'est vrai.

Olivier Lamoureux

C'est grâce à ça qu'ils compilent les données. Donc, c'est important pour les employeurs de faire leur part.

Delphine Robert

Absolument.

Olivier Lamoureux

Les deux derniers points maintenant sont des points plus concrets, je dois dire. La cinquième question que l'employeur devrait se poser, c'est : Comment les autres politiques ou procédures déjà en place ont été ou pourraient être affectées par la COVID-19? J'ai deux exemples ici qui sont vraiment très parlants.

Par exemple, si un employeur a des procédures en place pour le nettoyage et vous commencez à utiliser un nouveau produit pour la désinfection des surfaces, en tant qu'employeur vous devez savoir quels sont les produits chimiques qui sont contenus dans ce produit et comment l'utiliser en toute sécurité. Les employés ultimement pourraient avoir besoin d'une nouvelle formation. Donc, on ne peut pas nécessairement juste continuer comme s'il y avait un statu quo et que toutes les autres politiques et procédures demeurent inchangées. C'est sûr que la COVID va avoir un impact. Quand on parle d'impact sur les politiques en place, l'exemple le plus évident, c'est les politiques d'évacuation. S'il y a une évacuation d'urgence, comment allez-vous maintenir une distance physique sécuritaire entre les employés, surtout quand on descend les cages d'escalier à la queue leu leu. C'est le genre de choses qu'il faut effectivement considérer, une mise à jour des politiques existantes en lien avec la COVID.

Et, dernièrement, c'est bien beau avoir un plan, encore faut-il qu'il fonctionne. Donc, il doit y avoir une forme d'autoévaluation. L'employeur doit s'assurer que son Plan de retour au travail fonctionne bien. Pour ça, nous, ce qu'on suggère, c'est la mise sur pied d'une équipe d'intervention COVID-19, si on veut, qui va se réunir assez régulièrement, qui va prendre en charge toutes les questions qui sont liées à la COVID. Ça peut être une équipe à la fois composée des représentants de l'employeur, des représentants de syndicats si vous en avez ou des employés eux-mêmes. Il va falloir impliquer le plus possible vos représentants de la santé et la sécurité dans l'évaluation du fonctionnement du plan. Ça, c'est une bonne pratique. Il va falloir surveiller régulièrement les cas confirmés ou les cas potentiels de COVID-19 afin d'identifier toute tendance qui doit être prise en compte. Un petit rappel ici par rapport à ça. Quand on parle d'éclosion en milieu de travail, pour la santé publique, une éclosion, c'est deux cas confirmés dans une période de 14 jours. Je résume très grossièrement, mais c'est vraiment ça. Donc, si vous dépassez ce seuil, il est question d'une éclosion. Donc, si vous avez un plan qui doit passer en mode urgence, il va falloir réagir plus promptement et appliquer des mesures qui sont peut-être un peu plus sévères en milieu de travail.

Il va falloir en termes de communication envisager de sonder les employés pour accueillir leurs commentaires et leurs idées. C'est important que la main-d'œuvre se sente impliquée dans le processus et, s'il y a des craintes parmi les gens, c'est vraiment la meilleure place pour les prendre en considération et effectuer un retour à ce niveau-là. Et, dernièrement, il va falloir s'assurer de réviser et de mettre à jour régulièrement le Plan de retour au travail pour s'assurer qu'il tient toujours compte des directives actuelles en matière de santé et sécurité. Ça revient un peu à ce qu'on disait tantôt : l'employeur doit se tenir au courant. C'est fondamental. Ce n'est pas parce qu'on a une politique en place qu'elle va être encore pertinente ou appropriée dans trois mois. La situation évolue rapidement, donc on doit évidemment faire preuve d'une diligence particulièrement aiguisée à cet égard. Je pense que ça fait pas mal le tour des éléments clés pour une bonne politique ou un bon plan de retour au travail.

Delphine Robert

Ça fait effectivement un tour vraiment très complet puis très concret aussi. Vraiment, on a des cas de figure très, très applicables à tous. Alors, merci beaucoup, Olivier. C'est vraiment très clair. Le retour au bureau apporte évidemment beaucoup de questionnement et de préparation pour les employeurs. Ça demande aussi beaucoup de flexibilité, d'agilité, car, comme tu l'as mentionné, ça évolue constamment. Alors, si vous avez des questions liées au retour au bureau ou en lien avec vos responsabilités liées à la COVID-19, n'hésitez pas à contacter Olivier ou un membre de notre équipe de Droit du travail et de l'emploi, à Montréal.

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