COVID-19 : Comment les sociétés publiques canadiennes convoquent-elles des assemblées d'actionnaires durant une pandémie?

L'Organisation mondiale de la santé a qualifié la maladie à coronavirus (COVID-19) de pandémie. À l'approche de la saison des procurations, les sociétés publiques canadiennes sont confrontées à la question de savoir comment tenir légalement leurs assemblées d'actionnaires tout en minimisant les risques pour la santé des participants.

Le point de vue Gowling WLG

Traditionnellement, les assemblées d'actionnaires se tiennent dans un lieu physique, les actionnaires votant soit en personne, soit par procuration. Toutefois, dans le sillage de la COVID-19, les sociétés ouvertes doivent maintenant envisager la tenue d'assemblées d'actionnaires par des moyens électroniques. Il peut notamment être question d'une formule entièrement « virtuelle », où l'assemblée se déroule uniquement par téléconférence ou sur une plateforme internet, ou encore d'une formule « hybride », qui permet de tenir l'assemblée par voie électronique ainsi qu'en personne dans un lieu physique et où chaque actionnaire choisit la façon dont il préfère y assister. Compte tenu des options envisageables quant à la tenue d'une telle assemblée, certaines considérations importantes doivent être examinées à chaque étape du processus de planification.  

Votre prochaine réunion d'actionnaires : les grandes questions à vous poser

La question la plus importante à considérer est de savoir si le fait de réunir les participants dans un lieu physique est susceptible de les mettre en danger. Il faut également se demander si la taille prévue de la réunion peut respecter les limites actuelles ou éventuelles imposées à la taille des rassemblements publics. Par exemple, il se peut que vous ne puissiez pas tenir une réunion physique ou hybride du tout si l'endroit où elle doit se dérouler devient assujetti à des interdictions de rassemblement public. Vu ces préoccupations, les sociétés pourraient décider qu'une réunion entièrement virtuelle est l'approche à privilégier, le cas échéant.

Possibilité de tenir des réunions d'actionnaires entièrement virtuelles ou hybrides

En vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions, si les règlements administratifs de la société le permettent, une assemblée d'actionnaires peut être convoquée et avoir lieu par tout moyen de communication – téléphonique, électronique ou autre – permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux[1]. Une personne y participant est alors réputée avoir assisté à l'assemblée[2].

En vertu de la Loi sur les sociétés par actions de l'Ontario, sauf disposition contraire des statuts ou des règlements administratifs, les assemblées des actionnaires peuvent se tenir par un moyen de communication téléphonique ou électronique et les actionnaires qui votent par ce biais lors des assemblées ou qui établissent un lien de communication avec elles sont réputés y être présents[3].

En vertu de la Business Corporations Act (Alberta), si les règlements administratifs de la société le permettent, une assemblée d'actionnaires peut être convoquée et avoir lieu par tout moyen de communication – téléphonique, électronique ou autre – permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux[4]. Une personne y participant est alors réputée avoir assisté à l'assemblée[5].

En revanche, les sociétés de la Colombie-Britannique sont tenues de désigner un lieu physique pour les réunions d'actionnaires. Toutefois, l'article 174 de la British Columbia Business Corporations Act (« BCBCA ») prévoit que sauf disposition contraire dans l'acte constitutif et les statuts de la société, un actionnaire ou un mandataire qui a le droit de participer, y compris de voter, à une assemblée d'actionnaires peut le faire par téléphone ou par un autre moyen de communication si tous les actionnaires et les mandataires participant à l'assemblée, que ce soit par téléphone, par un autre moyen de communication ou en personne, sont en mesure de communiquer entre eux[6]. Si un ou plusieurs actionnaires ou mandataires d'une société britanno-colombienne participent à une assemblée d'actionnaires de la manière susmentionnée, alors (i) chacun de ces actionnaires ou mandataires est réputé, aux fins de la BCBCA ainsi qu'à l'acte constitutif et aux statuts de la société, être présent à l'assemblée, et (ii) l'assemblée est réputée se tenir à l'endroit précisé dans l'avis de convocation[7]. 

Vous planifiez votre prochaine assemblée d'actionnaires?

Si votre société envisage une réunion d'actionnaires virtuelle ou hybride, plusieurs questions doivent être étudiées avec un conseiller juridique le plus tôt possible :  

1. Déterminez si la loi constitutive de la société permet de participer à une assemblée des actionnaires par voie électronique. 
2. Vérifiez si les statuts ou les règlements de la société (ou leur équivalent) imposent des restrictions aux réunions électroniques ou virtuelles.
3. Déterminez si le moyen que vous proposez pour tenir une assemblée des actionnaires respecte toutes les exigences en matière de lieu et de quorum qui s'appliquent à votre société.
4. Travaillez avec un conseiller juridique pour modifier les statuts et les règlements de votre société (ou leur équivalent) selon les besoins afin de permettre la tenue d'une réunion entièrement virtuelle ou hybride.
5. Communiquez avec votre conseiller juridique et votre agent de transfert pour organiser une réunion entièrement virtuelle ou hybride qui permette aux actionnaires de participer et de voter.
6. Vérifiez que la technologie dont vous aurez besoin pour tenir votre assemblée des actionnaires entièrement virtuelle ou hybride fournira un lien de communication approprié qui répondra aux exigences de votre loi constitutive et de vos actes constitutifs.
7. Demandez-vous si le moyen que vous proposez pour tenir une assemblée des actionnaires est approprié dans les circonstances. Par exemple, une assemblée tenue par voie électronique peut être moins souhaitable lorsque celle-ci prévoit l'examen de questions litigieuses ou de perturbations.

Répondre à ces questions bien avant l'assemblée des actionnaires de votre société permettra de faire en sorte qu'elle soit correctement organisée et accessible à tous les actionnaires.

Que faut-il inclure dans vos documents relatifs à l'assemblée?

Les sociétés devront examiner comment l'adoption d'une assemblée des actionnaires entièrement virtuelle ou hybride devrait être abordée dans leurs documents relatifs à l'assemblée. Par exemple, si elles choisissent une formule virtuelle ou hybride, elles devront inclure des instructions et des procédures de vote détaillées pour les personnes qui assistent à l'assemblée par voie électronique. Elles doivent également expliquer pourquoi elles ont opté pour une réunion virtuelle afin d'aider les actionnaires à comprendre le changement de format et de dissiper les critiques concernant le contrôle de la participation des actionnaires. Les éventuels problèmes d'activisme des actionnaires doivent également être pris en compte.

Dans les cas où une assemblée traditionnelle ou hybride a été privilégiée, les sociétés peuvent choisir d'encourager les actionnaires à participer par procuration plutôt qu'en personne.

De plus, les implications de la COVID-19 pourraient devoir être divulguées dans les documents relatifs à l'assemblée de la société. Par exemple, les sociétés qui tiennent des assemblées traditionnelles ou qui adoptent une formule hybride peuvent devoir inclure un facteur de risque en ce qui concerne les risques sanitaires associés à la participation à de grands rassemblements publics, dans la mesure où ceux-ci ne sont pas interdits dans la région concernée au moment en question. Les sociétés devraient également envisager d'inclure des facteurs de risque ou de mettre à jour leur mise en garde prospective pour tenir compte des diverses répercussions de la COVID-19. Jetez un coup d'œil à l'article de notre bulletin MarketCaps intitulé Communication de l'information liée à la COVID-19 par les sociétés ouvertes canadiennes pour en savoir plus à ce sujet.

Mise à jour des documents relatifs à l'assemblée qui ont déjà été distribués

Si des documents ont déjà été distribués en vue d'une réunion en personne dans un lieu qui ne peut plus l'accueillir en raison des restrictions qui y sont imposées, d'autres dispositions peuvent encore être prises selon les circonstances particulières de la société.

Trouver la solution optimale pour votre société

En raison de la COVID-19, des nombreuses incertitudes qu'elle suscite et des défis qu'elle pose aux sociétés, cet article décrit les facteurs à considérer ainsi que les possibilités qui s'offrent à vous pour planifier votre prochaine assemblée des actionnaires et atténuer certaines difficultés. Il n'existe pas d'approche unique pour procéder, mais plusieurs éléments doivent être pris en compte, notamment (sans s'y limiter) les risques sanitaires actuels et potentiels liés à la pandémie, les exigences de votre loi constitutive et les considérations propres à votre société. Nous vous recommandons de consulter un conseiller juridique et votre agent de transfert dès le début de vos démarches afin de trouver l'approche la plus adaptée à votre société tout en assurant la sécurité de vos administrateurs, dirigeants, employés et actionnaires.